5 Viktiga funktioner för Front Desk

T han receptionen av ett medicinskt kontor kan vara en mycket upptagen plats. Receptionens personal är avgörande för det medicinska kontoret. Receptionens personal består vanligtvis av receptionister och / eller medicinska assistenter och beroende på storleken på det medicinska kontoret kan en person vara båda. Kliniska uppdrag åt sidan, receptionen ansvarar för fem administrativa uppgifter:

1. Hälsopatienter
2. Svara och hantera telefonen
3. Schemaläggning av möten
4. Interoffice kommunikation
5. Extern korrespondens

1 -

Hälsopatienter

Hälsopatienter handlar inte bara om vad du säger, det handlar också om hur du interagerar med patienter. Receptionen är ansvarig för att få patienterna att känna sig välkomna.

Receptionen är det första intrycket en patient får när han ringer eller besöker medicinsk praxis. Det är viktigt att receptionen levererar exceptionell kundservice och vara en positiv representation av medicinsk praxis.

Här är andra sätt att hälsa patienter:

• Svar telefonen samtidigt som du håller ett artigt och konsekvent sätt med hjälp av en riktig telefon etikett
• Håller mottagningsområdet rent och organiserat
• Registrerar nya patienter och uppdaterar befintlig patientdemografi genom att samla patientens detaljerade patientinformation inklusive personlig och finansiell information
• Underlättar patientflödet genom att meddela patientens ankomst, vara medveten om förseningar och kommunicera med patienter och klinisk personal
• Reagerar på patienternas, potentiella patienter och besökarnas förfrågningar på ett artigt sätt

2 -

Hanterar telefonen

Samtidigt som du svarar på telefonen på ett artigt och konsekvent sätt är en del av hälsningspatienterna, är det inte den enda skyldigheten för receptionens telefonansvar. Receptionen har ansvaret för att ta emot alla inkommande samtal och även sätta utgående samtal vid behov.

• Inkommande samtal: Inkommande samtal består av patientsamtal, telemarketers, läkemedelsrevisorer, andra läkare och mer. Receptionen måste använda en lämplig telefon etikett när du hanterar telefonerna med hjälp av dessa kommunikationsförmåga: vara aktiv lyssnare, ha bra telefonskick, skärmsamtal, använd takt, ställa frågor och behålla konfidentialitet.
• Utgående samtal: Ibland kan receptionen sätta utgående samtal för att diskutera ett patientutnämnande, göra utnämningar eller hänvisningar utomlands, eller beställa leveranser. Som företrädare för det medicinska kontoret är det lika viktigt att använda en riktig telefon etikett.

3 -

Schemaläggning av möten

Effektiv schemaläggning är nödvändig för en utmärkt patientupplevelse och ett smidigt patientflöde. De flesta sjukhus använder sig av schemaläggningsprogram som gör det enklare och enkelt att schemalägga möten. Receptionen måste emellertid kunna fylla i avbeställningar eller brister och bli effektiv för att kommunicera förändringar i schemat till patienter och läkare.

4 -

Interoffice Communication

Receptionen på det medicinska kontoret är som ett kommunikationscentrum. De flesta interoffice kommunikation går igenom receptionen, särskilt när det gäller alla administrativa uppgifter relaterade till patienten.

Att kommunicera mest effektivt är tydlig och kortfattad information viktig. Oavsett om det är ett meddelande, en skriftlig kommunikation, via ett inloggat e-postmeddelande, en i en interaktion eller i en gruppinställning, är det viktigt att hålla sig till det aktuella ämnet och inte bortse från punkten.

Vissa grundläggande färdigheter som behövs för effektiv interoffice kommunikation är:

• Telefon etikett
• Kundservice
• Grundläggande ord och excel-program
• Tidsplanering
• Organisationskunskaper

5 -

Extern kommunikation

Extern kommunikation innebär potentiellt att kommunicera med leverantörer, andra läkarmetoder, försäkringsbolag och andra företag. Det kan kräva att du gör utgående telefonsamtal, skriver professionella brev, fax och postbrev.

Kunskap om kontorsförfaranden som vanligtvis erhålls från en examensbevis eller associerad examen i ett företagsprogram inklusive administrativa processer och förfaranden, anspråk på behandling, förberedande patientdiagram och grundläggande datorkunskaper. Grundläggande administrativ assistent färdigheter och att kunna hantera kontorsutrustning på ett tillfredsställande sätt är viktiga för framgång på kontoret.