Receptionens personal är vanligtvis den första kontakten patienten har med ditt kontor. De svarar inte bara telefon eller hälsningspatienter. De är också ansvariga för att planera möten och få patientdemografisk information. De måste kunna hålla sig i takt med en medicinsk kontors snabba takt och uppmärksamma detaljerna. Här är 8 ansvar för personalen i receptionen.
1 -
Välkomnar och hälsningar ...En reception person välkomnar och hälsar alla patienter och besökare, personligen eller över telefonerna. Som alla vet är första intryck varaktiga. De första intryck dina kunder får om din medicinska praxis är ofta från din kontorspersonal vilket gör dem avgörande för framgången för din organisation. Att tillhandahålla högkvalitativ vård och utmärkt kundservice kommer att förhindra förlust av intäkter för det medicinska kontoret på grund av hög patientnöjdhet.
2 -
Svarar telefonen ...samtidigt som du behåller ett artigt, konsekvent telefon sätt med hjälp av en riktig telefon etikett. Att ha bra telefonskick är en enkel uppgift. Att ha bra telefonrörelse betyder helt enkelt att du är professionell och behandlar andra som du vill bli behandlad om du var den som ringer. Det är viktigt för din medicinska kontorspersonal att konsekvent erbjuda ett artigt och konsekvent telefon sätt. När en patient ringer in bestämmer hur receptionen personalen hanterar telefonsamtalet bestämmer hur din anläggning uppfattas.
3 -
Håller mottagningsområdet ...ren och organiserad. Att hålla ditt medicinska kontor rena handlar inte bara om hur det ser ut. Ett rent medicinskt kontor är viktigt för att hålla anställda och patienter säker och hälsosam. Att hålla det medicinska kontoret fritt från bakterier är mer än bara vad som finns på ytan; Det handlar om att ha en hälsosam, steril miljö för att förebygga infektionssjukdomar.
4 -
Registrerar nya patienter ...och uppdaterar befintlig patientdemografi genom att samla patientens detaljerade patientinformation inklusive personlig och finansiell information. Cykeln för ett patientkonto härstammar från den första inmatningen av patientdemografisk information som innefattar patientdemografi och försäkringsinformation. Ogiltig information kan försena betalningen.
5 -
Underlättar patientflödet ...genom att anmäla leverantören av patientens ankomst, vara medveten om förseningar och kommunicera med patienter och klinisk personal. Om patienterna på ditt medicinska kontor inte är nöjda med hela processen kan de inte komma tillbaka. Att tillhandahålla högkvalitativ vård och utmärkt kundservice kommer att förhindra förlust av intäkter för det medicinska kontoret på grund av hög patientnöjdhet. Patienter kommer sannolikt att fortsätta att komma tillbaka så länge de är nöjda med hela processen.
6 -
Svara på…patienter, potentiella patienter och besökare på ett rättvist sätt. En teknik som kallas "aktivt lyssnande" är ett användbart verktyg för att säkerställa att förståelsen är komplett. I den här tekniken kommer lyssnaren att omformulera informationen de hörde i sina egna ord. Om denna information är korrekt är utbytet slutfört, om inte avsändaren av informationen kan korrigera missförstånd vid denna tidpunkt. Denna utbyte tar bara lite mer tid och är ett effektivt verktyg för att skapa ansvarsskyldighet eftersom alla som är involverade i utbytet vet att förväntningarna var tydliga och förstådda.
7 -
Håller medicinska kontorsmaterial ...Tillfredsställande lagrad genom att förutse lagerbehov, placera order och övervaka kontorsutrustning.
8 -
Skyddar patientens konfidentialitet ...genom att se till att skyddad hälsoinformation är säkerställd genom att inte lämna PHI på vanlig webbplats och logga av datorn innan den lämnas obevakad. Att upprätthålla patientens konfidentialitet gör inte bara patienterna säkra på att behandlas på din medicinska anläggning, det är också lagen. En organisation som har tillgång till patienthälsoinformation anses vara en täckt enhet och enligt lag är skyldig att följa HIPAA-bestämmelser eller ansöka om civilrättsliga och / eller straffrättsliga påföljder. Det är absolut nödvändigt att medicinska journaler förblir konfidentiella och kan inte nås av personer som inte har rätt behörighet. Upplysningar om patientens skyddade hälsoinformation (PHI) utan deras godkännande anses vara ett brott mot sekretessregeln.