Elektronisk kommunikation blir alltmer populär idag än telefonsamtal, "snigel" -post och, även i vissa fall, ansikte mot ansikte möten. I alla yrkesmässiga miljöer inklusive läkarkontoret är det viktigt att överväga flera saker när man skickar ut e-post till medarbetare, patienter, läkare, sjukhus, säljare eller andra yrkesverksamma.
Människor spenderar en stor del av dagen och öppnar och läser e-postmeddelanden.
Värderbar tid ska inte slösas bort på ineffektiva och obetydliga e-postmeddelanden. Samma professionalism du skulle använda i telefon, brevkorrespondens eller ansikte mot ansikte bör också uttryckas i ett mail. Kom alltid ihåg att ett e-postmeddelande är en form av kommunikation och det sätt på vilket mottagaren tolkar meddelandet är det enda som betyder något.
Innan du skapar och skickar ett mail, fråga dig flera frågor.
- Är e-post den bästa kommunikationsformen för den information jag skickar?
- Är det professionellt?
- Är det HIPAA-kompatibelt?
- Representerar jag mig korrekt och det medicinska kontoret?
E-post Etiquette Rule # 1
Tänk på innehållet i ditt meddelande innan du trycker på SEND . Se till att e-post är den lämpliga kommunikationsformen för ditt meddelande istället för ett telefonsamtal eller ett möte. Tänk på att innehållet ska återspegla bilden och den nivå av professionalism som förväntas av ditt medicinska kontor.
Skicka inte, vidarebefordra eller svara på e-postmeddelanden som innehåller obscen, offensiv, bedragande, förolämpande, rasistisk eller sexuell natur. Sanktionerna kan vara allvarliga för dig och Medical Office.
Email Etiquette Rule # 2
Använd korrekt grammatik, interpunktion och stavning. Återigen är ditt meddelande en reflektion av din medicinska kontor.
Också, var noga med att hålla meddelandet kortfattat och använd rätt layout för ditt meddelande vilket gör det enklare att läsa. Proofläs din e-post innan du slår SEND .
Använd inte ALL CAPS eftersom detta anses vara att skrika eller skrika i onlinevärlden. Använd fet eller kursiv för att betona ett ord eller en fras. Undvik också att använda extremt snygga eller konstiga teckensnitt eftersom det här gör ditt mail svårare att läsa.
Email Etiquette Rule # 3
Se till att e-postmeddelandet skickas till lämpliga mottagare. Information i ett medicinskt kontor, särskilt i samband med patientinformation, bör delas på ett behov av att bara känna till grund. Tänk också på att folk kan överväga information som inte är relevant för dem som "skräppost".
Diskutera inte personlig och konfidentiell information eller bifoga patientfiler i ett e-postmeddelande. Använd patientkontonummer eller medicinska rekordnummer för att ge dig råd om att någon ska granska kontot. Din information bör noteras där.
Email Etiquette Rule # 4
Svara på professionella e-postmeddelanden inom 24 timmar när det är möjligt. Om det inte ger dig tillräckligt med tid, svara åtminstone på att du har fått e-postmeddelandet och så snart som möjligt kommer du tillbaka till dem.
Svara inte på skräppost eller förfrågningar om att prenumerera / avsluta prenumerationen.
Detta genererar bara mer skräppost som kommer att översvämma din företags email.
E-post Etiquette Rule # 5
Håll känslor ur e-postmeddelanden. Var artig och professionell. Vet vem du kan vara informell med efter att tillräckligt med tid har gått för att bygga den typen av relation.
Säg inte något i ett email som du kanske ångrar senare. Var försiktig när du skickar eller svarar på ett mail i ilska. Gör aldrig personliga kommentarer om en annan person, gör kommentarer som skulle förolämpa någon eller säga något du inte skulle säga personligen.
E-post Etiquette Rule # 6
Håll humör, skämt och ironi till ett minimum. Intentioner är ofta "förlorade i översättning" i e-postmeddelanden och folk kanske inte alltid får skämt.
Tänk på det från mottagarens perspektiv.
Skicka inte, vidarebefordra eller svara på kedjebrev. Det är oprofessionellt beteende och vissa människor ser det som skräppost. Kom ihåg att allt innehåll du skickar bör återspegla bilden och den nivå av professionalism som förväntas av ditt medicinska kontor.