Planering för en medicinsk kontor eller organisation
Det tar mycket tid och mycket planering när man genomför processen för att välja och förvärva ett informationssystem i en vårdorganisation. Denna process kan variera från organisation till organisation men är fortfarande mycket viktig för organisationens framgång.
Medicinska kontorspersonal måste informeras om detaljerna innan man börjar processen med att förvärva ett informationssystem, hur organisationens mål driver utvalsprocessen och vilken roll varje organisationens intressenter spelar i urvals- och förvärvsprocessen.
Outsourcing eller IT-tekniker inomhus
En av de första besluten är om man väljer mellan att outsourca IS och / eller att ta IT-tekniker (IT) att arbeta inom anläggningen.
Först: Den övervägande organisationen måste fråga, "Vilka kostnader är vi villiga att spendera på att genomföra denna nya process och vad är fördelarna med varje val, outsourcing eller internt?". Svaren från dessa två frågor hjälper till att styra organisationen i korrekt riktning för att implementera ett nytt informationssystem.
För det andra: Målen bör vara inställd på vad som är önskat och behövs utifrån det nya informationssystemet. Listan ska innehålla målen för anställda individuellt och i sin helhet, målen för frontkontoret, målen för back office, alla deltagande läkare och de mål som behövs för att uppnå patientnöjdhet. Dessa mål kommer att ge tonen för hur organisationen ska driva sin informationssystems valprocess.
Målen inom organisationen kommer att driva urvalsprocessen för att implementera ett nytt informationssystem på flera sätt. Varje organisation fungerar annorlunda från varandra. Det kan innebära att fler eller färre behov har ett större eller mindre antal patienter, kräver olika systemformat och / eller fungerar av en eller flera servrar.
Dessa faktorer för att välja och genomföra ett informationssystem för hälso- och sjukvård kommer alla att spela en roll i beslutsprocessen för att genomföra ett nytt informationssystem.
Vem ska använda informationssystemet?
Den övervägande organisationen måste bestämma vem som ska använda varje system och vilka krav de behöver för att fullgöra sina uppgifter som anställd och samtidigt tillgodose sina patienter. Man kan se att när man väljer att implementera ett informationssystem i en vårdanläggning finns det många faktorer att tänka på. Till exempel: de anställda, patienterna eller någon annan som kan vara ansluten till organisationen. Innan beslut fattas utifrån ett nytt informationssystem, se till att målen har fastställts och klart förstås av alla berörda parter. Detta kommer att minska eventuella missförstånd i framtiden.
En annan viktig faktor att tänka på vid beslutet är utbildning av anställda, kostnaden för att utbilda dessa anställda och de anställdas förmåga att lära sig hur man använder det nyligen genomförda informationssystemet.
HIPAA Compliance för medicinska informationssystem
Sist men inte minst, se till att ditt medicinska kontor är HIPAA-kompatibelt. Med den ökade användningen av informationsteknologi i vården måste ditt medicinska kontor fortsätta att hitta sätt att upprätthålla säkerheten för den skyddade hälsoinformationen (PHI) hos patienterna som de tjänar.
HIPAA-säkerhet avser att upprätta skyddsåtgärder för PHI i alla elektroniska format. Detta inkluderar all information som används, lagras eller överförs elektroniskt. Varje anläggning som definieras av HIPAA som en täckt enhet har ansvaret att säkerställa integriteten och säkerheten för patientens information samt upprätthålla konfidentialiteten hos deras PHI.
Det är absolut nödvändigt att medicinska journaler förblir konfidentiella och kan inte nås av personer som inte har rätt behörighet. Upplysningar om patientens skyddade hälsoinformation (PHI) utan deras godkännande anses vara ett brott mot sekretessregeln.
Alla vårdgivare har ett ansvar att hålla sin personal utbildad och informerad om HIPAA-efterlevnad. Oavsiktligt eller oavsiktligt, obehörigt avslöjande av PHI anses vara ett brott mot HIPAA.