5 steg för att förbättra medicinsk kontor anställningsresultat

1 -

Ange tydliga förväntningar för varje arbetsroll

Förbättrad personalprestanda måste börja med klara förväntningar. Detta skapar grunden för att säkerställa att både chefen och personalen är medvetna om vad arbetsbehoven för deras roll.

Utan tydliga förväntningar är det omöjligt att avgöra om en anställd gör jobbet bra eller dåligt. Det är orealistiskt att anta att en anställd vet vad förväntningarna på jobbet är utan att gå över det med dem.

Förväntningarna bör omfatta mätbara mål samt kvalitetsmål. Inkludera tilläggsuppgifter, såsom tvärskydd av de övriga positionerna. Till exempel, är din medicinska biller förväntas täcka receptionen när den medicinska receptionisten är sjuk eller till lunch? Vem förväntas hämta telefonerna när receptionisten är upptagen med att betjäna patienter?

2 -

Ge personal med de verktyg de behöver

När chefen och personalen är båda medvetna om förväntningarna är det nödvändigt att se till att varje anställd har de verktyg som behövs för att effektivt kunna utföra sitt jobb. Personalen kan inte hållas ansvarig för att utföra arbete om de inte har alla de verktyg de behöver. Har du uppdaterade kodningsböcker, programvara, datorer, kommunikationssystem? Arbetsplatser ställs in ergonomiskt? Har du policyer och rutiner på plats och tillgänglig så att de hänvisar till dem?

Det är inte bara viktigt att ha verktygen för att slutföra sitt jobb, men det är också nödvändigt att se till att dessa verktyg är effektiva. Det är en bra idé att utvärdera de verktyg som är tillgängliga för personal vid inställning av förväntningar. Vem vet mer än personalen själva vilka verktyg de behöver för att arbeta mer effektivt och effektivt.

3 -

Ge kontinuerlig utbildning och utbildning

Hälsovårdsindustrin förändras ständigt, och det enda sättet att personalen kontinuerligt kan uppnå förväntningar är att få fortlöpande utbildning och utbildning. Fakturerings- och kodningskraven ändras årligen, och för personal att följa dessa ändringar måste det finnas ett system för att hålla sig uppdaterad med dessa ändringar.

Minst en gång om året ska personalen gå till Medicare och Medicaid- seminarier eller inrätta en träningspass med den lokala representanten för att genomföra utbildning. Andra typer av utbildning kan också genomföras, inklusive peer-to-peer-utbildning eller superutbildning. För personal som kan kämpa i ett visst område eller behöver en uppdatering på saker som att förbättra samlingar, kundservice, telefon etikett och mycket mer, finns det online utbildningsprogram som är tillgängliga.

4 -

Ge vägledning och riktning när det behövs

Många chefer förväntar sig att deras anställda har utbildning, utbildning och verktyg för att uppnå sina förväntningar. För det mesta kan de. Men ingen vet någonsin allt som finns att veta om sitt jobb och kan fortfarande behöva ytterligare hjälp. Som medicinsk kontorschef är det ditt jobb att ge vägledning och riktning till din personal vid behov. Unika situationer uppstår som kräver ingång eller beslut av en chef.

Anställda måste känna sig trygga att om de inte vet svaret finns det minst en person som de kan komma till det de kan lita på. Chefer måste vara en resurs för sina anställda. Även om du inte vet alla svar som chefen kan du rikta din personal till rätt ställe för att hitta svaren.

5 -

Ge feedback minst två gånger om året

Att återskapa:

1. Du har ställt klara förväntningar för varje arbetsroll
2. Du har tillhandahållit nödvändiga verktyg för att personal ska kunna utföra sina jobb på ett effektivt sätt
3. Du har försett personalen med fortlöpande utbildning och personalutbildning för att uppnå förväntningar
4. Du har gett din personal vägledning och riktning när de behöver det.

Nu är det dags att genomföra halvåriga och årliga recensioner. Chefer och personal har vanligtvis olika idéer om syftet med en anställdas utvärdering eller granskning. Vissa tror att det är att bestämma löneökningar, att identifiera förbättringsområden eller att ha dokumentation för framtida bruk. För vissa kan det vara alla dessa. Det är också ett verktyg för att förbättra anställdas prestanda. Chefer kan använda det här verktyget för att identifiera den nivå en anställd är i för att uppnå förväntningar och ge feedback som hjälper dem att växa i sitt jobb.